총무, 인사, 경영지원팀이라면 한번쯤은 겪어봤을 번거롭고 귀찮은 입출고 물류, 우편 대장과 장부 관리
쌓여 있는 업무는 많은데, 대장 관리로 출력해서 비치하고,
장부는 주기적으로 정리해서 확인, 입력하는데 실 사용 내역이나 정산 금액이랑 안 맞기도 하죠.
수기로 되어 있어서 개인 정보 노출도 취약하고 검색도 안되니 내역 찾기가 여간 번거로운게 아닙니다.
이런 번거로운 수기 장부 관리 업무를 줄이고 싶지 않으신가요?
이번에는 관리 리소스를 줄일 수 있는 서비스들을 소개해 드릴게요!
식권 대장
구내 식당이 없는 기업들은 식권을 제공해서 직원들의 식사 고민을 해결해 주고 있습니다. 점심마다 매일 뭐 먹을지 고민하는데, 식권 사용이 가능한 곳 중에서 고르게 되면, 걱정이 조금 줄기도 하죠.
그렇지만, 식권 관리 담당자는 식대 장부나 식권 관리 업무로 식당에 비치해둔 식대 장부를 일일이 확인하고, 외부인이 임직원인 것 처럼 장부를 작성하고 먹지 않았는지 점검해야 합니다. 법인 카드로 이용한다면 식대만 재확인하기도 해야 하고요.
이런 번거로운 업무를 줄이는 식권 관리 서비스가 나와서 고민을 해결해 주고 있습니다.
“식권대장” , “비플 식권” 등이 그런 서비스인데요.
(사진=비플식권)
이런 번거로운 업무를 줄이는 식권 관리 서비스를 도입하게 된다면, 식대 업무 감소 뿐만 아니라 식대 비용 절감도 가능해지는거죠.
특히나 수작업 전표 업무를 디지털, 자동화하여 번거로웠던 증빙 보관 업무가 없어지고, 디지털화 되어 사용 실적도 한눈에 보아 임직원 식대 사용 등에 대한 체계적인 관리가 가능해 집니다.
식당 장부 이제 없애고 싶다면?
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차량 관리 대장
법인 차량 관리가 많은 기업이라면, 법인 차량 운행 일지와 꼼꼼한 관리 대장 관리가 필요한데요.
업무용 승용차 비용 처리가 점점 까다로워지고 차량이 많아질 수록 수기로 관리할 수 있는 범위를 넘는 경우도 있습니다.
직원들도 운행 전후 장부 작성이 번거로운 과정이기도 하죠.
업무용 승용차의 차량별 연간 유지 비용이 1,500만원 이상일 경우 차량 운행 일지가 작성되어야 100% 비용으로 인정받을 수 있기에, 비용 처리 시 차량 운행 일지는 필수가 되었습니다.
이렇게 수기 작성하던 운행 일지를 간단히 앱으로 관리가 가능한 서비스가 있습니다. 앱 실행 없이 자동운행 기능으로 운행 기록 작성이 가능하기도 합니다. “카택스"라는 서비스인데요.
(사진=카택스)
암호화된 운행 기록으로 관리자 페이지에서도 관리가 가능하고, 법인차량의 운행 일지 뿐만 아니라 정비 내역관리 등도 가능합니다. 차량 일정 관리, 차량 모니터링, 주유비 정산 및 국세청 운행 일지 작성 기능도 있으니,
우리 회사 차량 관리가 고민이시라면 알아보시는 건 어떠실까요?
우리 회사 차량 관리 툴을 고민중이라면?
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근태 대장
출퇴근 데이터를 엑셀로 관리하고 계신가요? 아니면 유연하게 출퇴근 시간을 선택하여 근무할 수 있도록 하고 계신가요?
근무 형태가 다양해지면서 근태 관리는 점점 까다로워지고 있습니다.
근무 일정이나 근로, 휴게시간, 그리고 산업별 근무 형태에 따라 대응해야 하는데요.
다양한 근무 양상에 따른 근태와, 근태와 뗄레야 뗄 수 없는 급여까지.
몇 번의 클릭으로 근태부터 급여까지 여러 플랫폼 이용하지 않고 한 곳에서 관리할 수 있는 서비스가 있습니다!
“플렉스(flex)"와 “시프티(shiftee)"입니다.
(사진=플렉스, 시프티)
근태, 급여 등 통합 시스템을 통한 체계적이고 일관된 HR 제공으로 임직원들의 편의가 같이 증진되죠!
업무가 자동화됨으로써 보다 임직원들에게 제공되는 HR에 대해 고민할 수 있게 되고, 업무가 수월해지는 건 덤입니다!
임직원들의 근태 일정이 쉽게 공유되다 보니, 협업 시 서로의 근무 일정을 고려해 차질없이 업무가 가능해져요.
변화하는 노동 법규에 맞춰 시스템이 안내해 주기도 하니 관련 리스크로부터 하게 이용할 수 있습니다.
급여, 회계, 인사까지 모두 관리 가능한 위하고 라는 서비스도 있으니, 우리 회사에 맞는 서비스로 도입해 보세요!
근태 관리가 고민이라면?
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물류 대장 (퀵, 택배, 등기, 우편대장)
기업 총무팀, 경영지원팀이라면 빼먹을 수 없는 문서수발실, 메일룸, 우편실 장부 문제!
임직원들은 보내고 찾아갈때마다 대장 작성하는게 번거롭고, 담당자는 수기 내역을 일일이 다시 확인해 보는게 참 귀찮죠. 날림 글씨나 물류 이동이 많으면 수 많은 대장들까지 체크하는 일은 비효율적으로까지 느껴질 때가 있죠.
이런 불편한 내역 관리를 수기 장부 없이 디지털 메일룸 디포스트로 해결할 수 있어요.
물류 내역을 편리하고 쉽고 빠르게 앱, 웹으로 모두 관리하고 물류 서비스 만족도도 높일 수 있습니다.
디포스트 도입으로 수기 대장 관리에서 어떻게 바뀌는지 소개해드릴게요!
1. 접수부터 발송 내역 조회까지 디지털화!
더이상 퀵 접수 대장에 적을 필요 없어요! 접수 후 어디까지 갔는지, 배송은 어떻게 되었는지 확인이 불가한 일은 없어집니다!
임직원은 포탈을 통해 퀵, 택배, 등기우편 등을 보내고 이 내역을 관리자가 페이지에서 일괄 조회가 가능해집니다. 엑셀로 다운로드해서 확인도 가능해요.
임직원은 내 물품이 어디까지 갔는지, 배송 상태도 확인 가능하고 알림톡으로 실시간으로 확인받을 수 있어요. 픽업&배송사진도 받아 믿고 안전하게 보내보세요!
2. 외부인 오남용 및 업무 외 이용 방지
접수나 수령 내역을 수기 장부로 관리하면서 우리 임직원이 아닌 외부인의 이용을 검증하기 어려운 경우도 있고, 임직원의 개인 용도 물류 이용을 막기 어려웠는데요.
사전 승인된 임직원만 이용할 수 있는 결제 수단 관리와 디지털화된 이용 내역 관리로 외부인의 이용도 막을 수 있고, 회사 비용으로 업무 외 이용 등을 막을 수 있습니다.
3. 도착 내역 조회와 도착 알림까지!
회사로 도착한 내 물건에 대한 조회가 왔는지 안 왔는지, 메일룸에 점심 시간에 방문하거나 전화해서 물어보지 않아도 됩니다.
임직원들은 디포스트 알림톡이나 홈페이지에서 우리 회사로 도착한 내 물품 내역까지 단숨에 조회할 수 있죠. 퀵, 택배, 등기우편 등 수신물류조회를 통해 내 물건을 빠르고 쉽게 확인할 수 있어요.
메일룸 관리자는 수신 물류 입고 전산화를 통해 재고관리와 장기 미수령 물품 관리도 함께 하며, 임직원들의 물류를 놓치지 않고 전달하고 있습니다.
4. 개인정보 절대 지켜!
모두가 드나드는 문서수발실에 장부에 적힌 내 연락처, 이름, 부서 등이 노출되는 일도 사라지죠.
개인정보 뿐만 아니라 기업 중요 정보도 같이 보안된 환경에서 안전하게 보관됩니다.
비용도 절감되고, 효율도 올라가는 디포스트!
서비스 만족도는 당연 올라가게 됩니다.
오피스 물류 관리가 고민이시라면, 디포스트에서 솔루션을 받아보세요!
수기 물류 대장에 지치셨다면?
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